内部通報制度と通報窓口のあり方

会社の法令違反やパワハラなどのハラスメントを防止・抑止するための内部通報制度。
いざ内部通報制度を導入し窓口も設置したが、導入後なかなか利用されないとお悩みのご担当者様もいるのではないでしょうか。

それでは、内部通報制度の活用に向けて、会社は何をするべきなのでしょうか。

周知することが大切！

「従業員が制度の導入自体を知らない」
「窓口があることは知っているが、どのように利用するかわからない」

活用されない原因として、以上のような原因が考えられます。
そのため、内部通報制度の導入と窓口を設置したことを社内に周知する必要があります。

１.制度の導入について
社内メール、ポスターの掲示、会議での通知や研修での説明、通報先窓口を書いた文書（カード等）を配布する方法が挙げられます。

２.通報窓口の利用方法について
内部通報制度は、
「不正の芽を早い段階でつみ、改善するための制度であること」
「会社をよくするために、気づいたことを気軽に通報してほしい」
という旨を伝え、内部通報制度の趣旨を浸透させていくことが何よりも重要です。

とはいえ、どのような内容を通報していいかわからないこともあるかと思うので、事例を挙げて説明することも良いでしょう。

やがて、利用される機会が増えてきたら。
通報者を保護しながら、制度が積極的に活用されているという実態を公表することで、安心して通報できる環境であるということをアピールすることにも繋がります。

匿名性が高まれば、さらに安心して通報ができる！

通報者にとっては「自分が通報したことがバレて報復を受けるのではないか」ということを一番不安に感じると思います。
それを恐れるあまり、通報者がアクションを起こせなくなってしまっては、窓口を設置している意味がありません。
匿名性が高くなれば、その分通報してみようと思う従業員も多くなり、重要な情報を得られる機会が増すことも期待できます。
さらにそれを解決することができれば、信頼の獲得と会社のイメージアップにも繋がることでしょう。