内部通報制度と通報窓口のあり方｜窓口が使われない原因と周知の方法

法令違反やパワハラなどのハラスメントを防ぎ、早期に発見するための内部通報制度。制度を導入して窓口も設置したのに、なかなか利用されないとお悩みのご担当者様もいるのではないでしょうか。制度を活かすために、会社は何をすべきなのでしょうか。

まずは周知が大切

窓口が使われない原因として、まず考えられるのがこの2つです。制度を導入し、窓口を設置したことを、社内にしっかり周知する必要があります。2026年12月施行の改正公益通報者保護法では、内部通報体制を社員に周知することが事業者の義務として明文化されます。

社内メールや社内報、ポスターの掲示、朝礼や会議での案内、研修での説明のほか、窓口の連絡先を書いたカードを配布する方法があります。一度きりではなく、定期的に繰り返し伝えることが大切です。

「不正の芽を早い段階で摘み、職場を良くするための制度であること」「気づいたことを気軽に伝えてほしいこと」を伝え、制度の趣旨を浸透させることが何よりも重要です。

どのような内容を通報してよいかわからない社員もいるため、具体的な事例を挙げて説明するのも効果的です。通報者がどのように守られるのか、通報後にどのような流れで対応されるのかも、あわせて伝えておきましょう。

制度が使われるようになってきたら、通報者を特定できない形で、対応件数や是正の実績を社内に公表するのも有効です。「声を上げれば職場が変わる」という実感が、次の通報につながります。

通報者がいちばん不安に感じるのは、「自分が通報したことが知られて、報復を受けるのではないか」ということです。その不安から誰も行動を起こせなければ、窓口を設置した意味がありません。

匿名性が高ければ、その分「伝えてみよう」と思う社員が増え、重要な情報が寄せられる機会も増えます。寄せられた問題を解決できれば、社員からの信頼と会社のイメージ向上にもつながるでしょう。